28 septiembre, 2019por Oscar Zúñiga

Reservación de citas online – WordPress y Bookly Parte #1

 

¡Hola! soy Oscar, en este artículo te hablaré de cómo ofrecer las reservas de tu negocio por medio de un sitio web, es decir en internet, actualmente existen soluciones para reservación online muy potentes y que años atrás eran impensables para pequeñas empresas e incluso para personas que ofrecen servicios profesionales, para hablar de reservación de citas te mostraré un potente sistema de reservación de citas online llamado Bookly.

Primero debemos conocer y entender dos características básicas que que todo sistema de reservación de citas online debe tener:

  1. Debe de ser fácil de utilizar tanto por el dueño del negocio (para la administración de las citas) y sus clientes (a la hora de realizar una reservación).
  2. Debe accederse fácilmente desde cualquier dispositivo como teléfono celular, tablets y computadoras portátiles.

 

¿Qué ofrece el sistema de reservación de citas Bookly?

 

Bookly  es muy potente y confiable, este sistema es un complemento que fue construido para WordPress.org, por lo tanto si ya tienes un sitio web construido en esta plataforma, puedes pensar en adquirirlo para tu sitio web, si tienes el presupuesto solo solicita a tu diseñador web que instale el complemento en tu sitio web.

Las características generales de Bookly son:

  1. Se encuentra disponible en la versión gratis y de pago.
  2. Existen extensiones al sistema que añaden funcionalidades especiales, más allá que una reservación simple (solo se puede añadir extensiones con la versión de pago).
  3. Presenta un buen soporte y actualizaciones constantes por parte de los desarrolladores del sistema.

 

Versión Gratis de Bookly

 

Bookly en la versión gratis ayuda aumentar las ventas y simplificar el proceso de reserva a diversas industrias como SPA, firmas de abogados, salones de masaje, salones de belleza entre otros. Esta propuesta está enfocada para aquellos negocios que tienen un presupuesto limitado, pero sin embargo es una excelente herramienta para iniciar con las reservaciones por medio de tu sitio web, si en tu negocio ofreces cinco servicios como máximo esta opción del sistema puede ser muy útil, debido que solo permite mostrar cinco servicios a tus clientes.

Muy bien, ahora conoceremos las funcionalidades principales de la versión gratis de Bookly, posterior a conocer que ofrece Bookly en su versión gratis, conoceremos qué es lo que ofrece al adquirir su versión de paga.

Para administrar el flujo de  las citas de tu negocio con Bookly tienes áreas para gestionar como:

 

Administración de reservaciones
  1. Panel General.
  2. Calendario.
  3. Citas.
Administración del negocio
  1. Colaboradores.
  2. Servicios.
  3. Clientes.
  4. Pagos.

 

No te preocupes veremos a detalle estas áreas a continuación.

 

 

Administración de tus reservaciones

 

Área del panel general


 

Al iniciar tu día laboral con Bookly tendrás a la vista su panel general, en donde puedes ver datos como:

  1. Citas aprobadas.
  2. Citas pendientes.
  3. Total de las citas.
  4. Total de los ingresos.

 

Cabe destacar que estos datos pueden ser consultados mediante un rango de fechas, el objetivo de esta sección es mostrarte de una manera simple como va tu negocio.

 

Área del Calendario


 

En esta área podrás observar el calendario de las citas  de tu negocio, puedes ver las citas del mes, semana o día, si configuras cada servicio identificándolo con un color, la visualización puede mejorar para identificar en un vistazo cada servicio.

 

Definir colores para cada servicio te permite de manera fácil identificarlos, en este ejemplo hay pocas reservaciones, pero imagina el calendario lleno.

Acciones que permite el calendario:
  1. Agregar una cita.
  2. Editar una cita.
  3. Eliminar un cita.
  4. Consultar citas en un rango de fechas determinado.
  5. Consultar citas de un colaborador en específico.

 

Área de Citas


 

Al igual que el calendario de citas, en esta sección puedes observar las citas en modo de listado, cada propietario elegirá la forma que más le convenga para ver los registros de las citas, el listado de citas destaca a simple vista datos importantes de las citas como:

  1. Nombre del cliente.
  2. Número de teléfono del cliente.
  3. Correo electrónico del cliente.
  4. Servicio solicitado.
  5. Duración del servicio.
  6. Estado de la cita (Aprobada, En espera, Cancelada).
  7. Estado del pago (la versión gratis de Bookly solo acepta pagos localmente).

 

De igual manera que el calendario, el área de citas permite agregar, editar o eliminar citas del sistema, en otro aspecto, si ya te diste cuenta, existen dos maneras de registrar una cita:

-La primera forma es que tu cliente lo haga desde el formulario de reservación que se encontrará en tu sitio web, el principal objetivo del sistema.

-La segunda forma es registrar la cita manualmente, esta acción se puede realizar como hemos visto, tanto en el calendario de citas como en la lista de citas, es requerido hacer esto cuando tu cliente no puede entender cómo funciona o le da miedo el sistema, pero no dejas de aprovechar las funcionalidades de la aplicación.

 

Administración del negocio

 

Área de Colaboradores


 

Si tienes colaboradores en tu negocio, este apartado es fundamental para administrar las citas y servicios que cada uno ofrece, este apartado te permite:

  1. Registrar un colaborador, con datos como el nombre, correo electrónico, número telefónico e información adicional que puede ser presentada a los clientes como, experiencia laboral, gustos e intereses entre otras cosas.
  2. Asignar los servicios de cada colaborador, antes de realizar esta acción primero debes de registrar los servicios, que lo veremos más adelante, sin embargo al asignar un servicio a un colaborador puedes modificar el precio ya establecido previamente en el área de servicios.
  3. Programar el horario laboral del colaborador, también se puede configurar los minutos de descanso, aquí entramos en un detalle, el sistema automáticamente calcula la duración de cada servicio con el horario del colaborador cada vez que se realiza una cita, de esta manera presenta la disponibilidad de las citas a tus clientes de acuerdo a los servicios que ya tiene agendados y su horario laboral en el día.
  4. Programar los días de descanso del año del colaborador, mediante la vista de un calendario completo del año puedes realizar esta configuración fácilmente.

 

Área de Servicios


 

La principal razón de tu negocio, los servicios, en este apartado puedes realizar lo siguiente:

  1. Añadir el servicio con su información correspondiente como el nombre, precio, duración y notas importante.
  2. Asignar los servicios a tus colaboradores.
  3. Identificar de manera visual el servicio con un color en particular, esta configuración se verá reflejada en el área del calendario, mostrando cada servicio con su color correspondiente, cabe mencionar que esto es meramente en aspectos de organización y visualización.
  4. Asignar un intervalo de tiempo de preparación, es decir, el tiempo que te toma el prepararte antes de brindar un servicio, lo puedes registrar en la duración de cada servicio.
  5. Asignar un servicio dentro de una categoría, de esta manera en el formulario de reservación, tus clientes pueden filtrar los servicios según la categoría en la que se encuentran, también permite una manera más organizada de mostrar los datos a tus clientes.

 

Área de Clientes


Aquí puedes ver la lista completa de tus clientes que han adquirido tus servicios, esta área es genial ya que tienes información útil como el correo electrónico de cada uno de tus clientes, con este dato puedes realizar lo que se conoce como email marketing, claro con el consentimiento de cada uno de tus clientes, si desean o no recibir ofertas o cualquier tipo de información a sus bandejas de correo electrónico, en esta área puedes:

  1. Ver los datos de tu cliente como el nombre, número telefónico, correo electrónico, las notas importantes que registraste para el cliente, la última cita agendada, el total de citas realizadas y el total de pagos que ha realizado tu cliente.
  2. Agregar un cliente.
  3. Editar la información de tu cliente.
  4. Realizar una búsqueda rápida de un cliente.
  5. Ordenar la lista de manera ascendente o descendente, opción genial para identificar ese cliente que ha adquirido muchas veces tus servicios y así ofrecerle un descuento en su próxima compra por su fidelidad.
  6. Agregar clientes en una lista separada.

 

Área de Pagos


De manera similar a los demás apartados, Bookly te muestra una lista de todos los pagos que se han realizado en tu negocio por parte de tus clientes, podrás observar aspectos como:

  1. Datos de los pagos realizados, como el número consecutivo, la fecha del pago, el tipo del pago, si fue en el local o mediante PayPal por ejemplo, el nombre del cliente, el servicio correspondiente, así como el colaborador que ofreció el servicio, la fecha en que fue agendada la cita, el monto y el estado del pago, es decir si está pago, si se encuentra pendiente o rechazado.
  2. Tienes numerosos filtros para realizar una búsqueda de un pago determinado, puedes buscar mediante un rango de fechas, por el nombre del servicio o el estado del pago.
  3. Puedes cambiar el estado del pago, si tu cliente ya pagó el servicio, o viceversa si ocurrió algún error y necesitas cambiar el estado a pendiente por ejemplo.
  4. Por último puedes eliminar uno o diversos pagos permanentemente del sistema.

Estas áreas que conocimos anteriormente, son las áreas más importantes para administrar tus citas día a día, existen otras que son meramente para configurar el sistemas de reservación de citas, cómo especificar la moneda principal o el horario de todo el año.

 

¿Qué tan difícil es para tus clientes reservar con Bookly?

 

Muy fácil, solo tienen que dirigirse al formulario de reserva, seleccionar el día que más le convenga, el servicio que desea adquirir y proporcionar algunos datos de contacto para realizar la reservación, luego tu sistema le enviará un email de confirmación de la cita con los datos de la misma, como el día, la hora, el servicio y el precio del servicio, y si configuras los mensajes SMS, puedes enviar un mensaje de texto de confirmación también, es importante saber que los mensajes tienen un costo por envió.

 

 

Formulario fácil e intuitivo para tus clientes

 

En resumen tus clientes pueden:
  1. Reservar su cita y programarla en minutos, sin llamadas telefónicas y correos electrónicos de ida y vuelta.
  2. Realizar una reserva desde cualquier dispositivo, computadora de escritorio, laptops, teléfonos celulares inteligentes y tabletas.
  3. Al gusto del cliente pueden elegir el servicio y el colaborador de tu negocio para reservar su cita.
  4. Completar la información de contacto básica.
  5. Recibir notificaciones por correo electrónico o SMS con la confirmación de la reserva.

 

Muy bien, sabemos que para tus clientes no será complicado reservar su cita, entonces podemos mencionar un resumen de las capacidades que tiene Bookly:

  1. Se puede traducir en diversos idiomas, incluyendo en inglés.
  2. Se pueden agregar múltiples formularios de reserva en tu sitio web.
  3. Definir los campos que desea mostrar u ocultar del formulario de reserva.
  4. Mostrar franjas horarias disponibles en la zona horaria del cliente.
  5. Establecer la duración de cada servicio por separado.
  6. Establecer códigos de color individuales para cada servicio.
  7. Clasificar los servicios, (solo se pueden agregar hasta cinco servicios en la versión gratis de Bookly).
  8. Vista del calendario de reservas.
  9. Presenta una lista manejable de tus clientes con opciones para ordenar y buscar.
  10. Duración variable para cada servicio, se puede ajustar servicios con duración desde 5 minutos hasta 7 días.
  11. Agrupar los servicios en categorías.

 

¿Es Bookly un sistema de reservación de citas online funcional?

 

Con todos estos datos, podemos darnos cuenta que Bookly cumple con las características que un sistema de reservación de citas online debe tener:

  1. Es fácil de usar tanto para empresarios y para sus clientes.
  2. Ayuda a gestionar las citas y no perder el flujo de trabajo.
  3. Te muestra datos recopilados de interés que ayudan a tomar decisiones.
  4. Como objetivo principal, puedes optimizar el tiempo de los procesos de tu negocio.

 

Hasta aquí terminamos con la primera parte de este sistema de reservación de citas online, en la segunda parte hablaremos de las características que ofrece la versión de paga de Bookly, esta versión brinda soluciones a problemas o necesidades particulares de algunas industrias, como realizar citas a un grupo de personas por ejemplo, si este contenido fue útil o crees que lo es para alguien compártelo sin ningún problema.

 

También puedes ver nuestros paquetes de diseño web en donde incluimos este grandioso sistema de reservación de citas, puedes ver nuestros paquetes aquí.

Hemos construido demos en los que está incluido Bookly, puedes ver los demos aquí.

Sitio web oficial de Bookly